Mieti tätä viikkoa. Montako kertaa sanoit, että on kiire tai työkaveri totesi, että nyt ei ehdi?

Toimittaja, valmentaja Anna Perhon mukaan valitamme kiireestä, mutta pidämme sitä salarakkaana.

– Kiire on käyttökelpoinen tekosyy monien tärkeiden asioiden välttelyyn. Sen lisäksi kiire on osa monen identiteettiä: kun olen kiireinen, tunnen itseni tärkeäksi. 

Perho sanoo, että sekoitamme usein kiireen ja tehokkuuden. Kuvittelemme, että kiireisyys merkitsee ahkeruutta, vaikka todellisuudessa hosumalla saa vähemmän aikaiseksi.

Osa kiireestä ei ole oma valinta tai itse ratkottavissa. Kiireisellä ihmisellä on Perhon mukaan kuitenkin tietyt helmasynnit. Niitä ovat työskentely ilman suunnitelmaa, heikot priorisointitaidot, monen asian yhtäaikainen tekeminen sekä epäselvä käsitys omista vastuualueista.

– Kiireeseen liittyy usein myös vääristynyt käsitys siitä, mikä on riittävän hyvä suoriutumisen taso sekä kyvyttömyys sanoa ei.

Jos näitä ajankäytön ongelmia saa ratkottua, työn laatu ja oma hyvinvointi paranevat.

Priorisoi

Ajanhallinnan yksi tehokkaimmista keinoista on priorisointi. Liftedin hyvinvointi- ja suorituskykyvalmentaja Taneli Rantalan mukaan on tärkeää selventää itselleen oman työnsä tavoite. Onko se myydä paljon? Vai parantaa yrityksen kilpailukykyä? Kun tavoite on selkeä, tietää mihin keskittyä.

– Kannattaa myös miettiä, minkä asian hoitamalla voi tehdä muista asioista helpompia tai turhia. Voisiko osan tehtävistä delegoida tai automatisoida? Työprosessia kehittämällä saa lisää aikaa keskittyä olennaiseen, Rantala sanoo.

Työterveyslaitoksen tutkijat Kirsi Yli-Kaitala ja Minna Toivanen ovat samoilla linjoilla. He korostavat, että on tärkeää löytää omaan työhönsä fokus. He ovat koonneet tuoreen oppaan Fokus kateissa, aika palasina?, joka tarjoaa käytännön ajanhallintavinkkejä asiantuntijalle.

Tutkijoiden mukaan työ on silloin mielekästä, kun pääsee keskittymään ydintyöhönsä – eli siihen tehtävään, johon on palkattu. Mielekkyyttä lisää myös se, että kokee työnsä merkitykselliseksi.

– Mieti, kuka työstäsi hyötyy. Esimerkiksi arkkitehti voi ajatella, että kun hän suunnittelee rakennuksen huolella, joku nukkuu yönsä paremmin, Rantala sanoo.

Perho on huomannut, että ne, joiden aikaa muiden vaatimukset häiritsevät eniten, ovat usein heikosti selvillä vastuualueistaan.

– Selvitä lähiesimieheltäsi, millaiset standardit tehtävääsi koskevat. Mikä on riittävän hyvä ja mitä töiden ruuhkautuessa priorisoidaan? Työprosesseja rauhoittaisi myös sen ymmärtäminen, miten oma tekeminen vaikuttaa toisten aikatauluihin. Tätä kautta tekijöiden arvostus muiden aikaa kohtaan vahvistuu ja viime tingan ”voisitko hoitaa vielä tämän” -tyyppiset tilanteet vähenevät, Perho sanoo.

Priorisoinnista on apua myös työhyvinvoinnille. Perhon mukaan moniajo eli multitasking lisää stressituntemuksia ja kiireen tunnetta.

Moniajo on kuitenkin yleistä. Toivasen vetämässä, Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä -hankkeessa tavoitettiin 2 844 asiantuntijaa, jotka työskentelivät tutkimuksen, media-alan, julkisen hallinnon ja koulutuksen parissa. Hankkeen kyselyyn vastanneista 62 prosenttia harjoitti moniajoa.

TEKin työmarkkinatutkimuksessa 2015 yksi teema oli työtyytyväisyys. Vastaajia oli noin 11 000. Valtaosa heistä oli tyytyväisiä ajankäyttöönsä töissä, mutta 62 prosenttia halusi enemmän aikaa uuden luomiseen ja asioihin syventymiseen – eli jotain muuta, kuin moniajoa.

Eat that frog!

Kirjassaan Eat that Frog Brian Tracy kehottaa hoitamaan kaikkein isoimman tehtävän heti aamusta. Idea pohjaa Mark Twainin ajatukseen siitä, että jos joka aamu syö sammakon, voi loppupäivän ottaa rauhassa – tuskin yhtä inhottavia asioita tapahtuu enää samana päivänä.  Rantala tarttuu Tracyn vinkkiin. Sammakonsyönnille on syytä varata aikaa.

– Monelle kalenteri on vain tapaamisia varten, mutta sieltä voi varata aikaa omillekin tehtäville. Jos sitä ei tee, joku muu aikatauluttaa kalenterisi täyteen tapaamisia – ja työpäivän päättyessä tärkeimmät työsi ovat vieläkin hoitamatta.

Rantalan luotsaamassa Lifted-yrityksessä aamupäivät käytetään isoihin tehtäviin. Tämä on maker-aikaa, mahdollisuus kirjoittaa, kehittää ja keskittyä. Iltapäivisin voidaan kokoustaa ja hoitaa pienempiä, juoksevia asioita – tämä on manager-aikaa.

– Tapa on toiminut meillä hyvin, mutta se vaatii sitoutumista koko organisaatiolta.

Myös Perho peräänkuuluttaa suunnitelmallisuutta. Yllätyksiltä ei voi välttyä, mutta hyvä suunnittelu rauhoittaa työpäiviä oleellisesti.

– Suunnitteluun kuuluu myös tyhjien aikojen varaaminen, jotta yksi yllätys ei kaada koko päivää.

Esimerkiksi LinkedInin toimitusjohtaja Jeff Weiner varaa kalenteristaan joka päivä 1,5–2 tuntia tyhjää aikaa. Tämän ajan hän käyttää muun muassa ajatteluun, muiden ihmisten kohtaamiseen ja latautumiseen, jotta hän on parhaimmillaan taas seuraavassa kokouksessa.

Toivanen näkee, että erityisesti asiantuntijatyössä aikaa ei voi koskaan täysin hallita.

– Kun luo uutta, kohtaa tuntemattoman, jota ei voi täysin ennakoida. Yllätyksille tulee antaa tilaa.

– Oletamme, että suomalaiset teknologiayritykset luovat innovaatioita. Niitä ei synny, jos mielen vaeltelulle ei ole aikaa ja kalenterissa väljyyttä, Yli-Kaitala lisää.

Hyödynnä success-listaa ja sano välillä ei

To do -listojen sijaan Rantala kehottaa tekemään success-listoja. Sen sijaan, että kirjaisit ylös asiat, jotka pitää tehdä, listaa asiat, joiden tekemisellä on suurin merkitys oman työsi tavoitteen kannalta.

– Success-listassa asiat laitetaan järjestykseen sen mukaan, miten merkityksellisiä ne ovat. Päivä aloitetaan tärkeimmästä tehtävästä, ja joka aamu lista tehdään uudestaan.

Success-listalla tulee olla selkeitä, taklattavia kokonaisuuksia. Lisäksi joka kohdassa pitää käyttää aktiivista verbiä. ”Seminaaripuhe”-kohdan sijaan listalla lukee ”Kirjoita seminaaripuhe” ja sekin mielellään palasteltuna pienempiin osatehtäviin.

Tehtävälistoihin liittyy myös kyky sanoa ei. Kaikkia tehtäviä ei voi ottaa omalle listalleen.

– Fiksu ajankäyttö vaatii vaikeita valintoja ja päättäväisyyttä, jotta oppii kieltäytymään siitä, mikä ei ole välttämätöntä, Perho sanoo ja huomauttaa, että työkavereita voi myös opettaa siihen, ettei ole se, joka aina joustaa.

TL;DR

Sähköposti on arkipäiväinen työväline, mutta Rantalan mukaan käytämme sitä väärin. Lähetämme liikaa sähköposteja ja käytämme sen parissa liikaa aikaa.

– Sähköposti ei ole pikaviestimisen väline. Kiireasioissa kannattaa soittaa! Monilla työpaikoilla on lähes kunnia-asia vastata viesteihin nopeasti, mutta kiireessä vastauksien laatu kärsii.

Työterveyslaitoksen AikaJärjestys-hankkeen kyselyssä neljä viidestä pyrki reagoimaan sähköposteihin välittömästi. Kuitenkin kolmannes koki siirtymät nopean reagoinnin tehtävistä keskittymistä vaativaan työskentelyyn hankaliksi.

Vaikea, työstöä vaativa tehtävä on houkuttelevaa keskeyttää hoitaakseen helpon, sähköpostitse tulleen pyynnön. Rantalan mukaan tällöin ajattelu kääntyy reaktiiviseksi, sammutetaan niitä kuuluisia tulipaloja. Paluu vaativan tehtävän pariin on hankalaa.

Yli-Kaitala ehdottaa tekemään 25 minuutin työrupeamia, jolloin keskittyy vain yhteen tehtävään. Tähän voi ottaa avuksi Fokus kateissa, aika palasina? -oppaassa esitellyn Fokuskellon.

Rantala haastaa kokeilemaan sähköpostien niputtamista.

– Lue sähköpostit pari kolme kertaa päivässä. Käy ne kaikki läpi ja vastaa heti, jos voit. Jos asia vaatii työstöä, varaa kalenteristasi aikaa sen hoitamiselle.

Siitä, kuinka nopeasti viesteihin tulee vastata, on hyvä sopia työpaikalla tehtäväkohtaisesti.

Myös sähköpostin sisällöllä on merkitystä. Yli-Kaitala kehottaa kirjoittamaan viestille selkeän otsikon ja pureskelemaan sisällön.

– Älä vain sylkäise asiaasi, vaan käytä hieman enemmän aikaa viestin muotoiluun. Säästät vastaanottajan aikaa.

Osa organisaatioista onkin jo ottanut tavaksi, että esimerkiksi pidemmän viestin alkuun tiivistetään sen ydin parilla virkkeellä. Ydinviesti erotetaan tunnisteella TL;DR [too long, didn’t read]. Eli ”lue edes tämä”.

Ajanhallinta on kulttuurikysymys

Ajanhallinnassa on kyse pitkälti työpaikan kulttuurista.

– Digitalisoitumisen myötä on syntynyt oletus, että ihmiset ovat yhä helpommin tavoitettavissa – riippumatta ajasta tai paikasta. Se lisää ylikuormituksen riskiä, Yli-Kaitala pohtii.

– Työpaikalla pitäisi sopia, tarvitseeko vapaa-ajalla olla tavoitettavissa. Ei ole työpaikan etu, jos työntekijä ei palaudu. Väsymys ja uniongelmat heijastuvat keskittymisongelmina töissä, Toivanen jatkaa.

Työpaikan pelisäännöissä olisi hyvä myös sopia, mikä aika on varattu keskittymiselle tai koska voi tulla keskeyttämään.

– Esimerkiksi kuulokkeet korvilla voisi tarkoittaa, että nyt ei saa häiritä, Toivanen ehdottaa.

Toivasen mukaan asiantuntija jää kiireen keskellä usein yksin. Hänen oletetaan hallitsevan työaikaansa. Olisi hyvä, jos ajankäytön ongelmista voisi puhua työpaikalla avoimesti.

Joskus töitä on yksinkertaisesti liikaa ja niiden tekemiseen ei ole resursoitu tarpeeksi aikaa tai tekijöitä. Silloin ajanhallintavinkeistä ei ole enää apua.

– Jos työprosessi on niin turboahdettu, ettei järkevää work flow’ta pysty keskustelujen ja palautteenkaan jälkeen rakentamaan, tullaan ison kysymyksen äärelle: koska olen tekemisissä asian kanssa, johon en voi vaikuttaa, teenkö itselleni palveluksen alkamalla miettiä muita vaihtoehtoja? Perho kysyy. ×

Lisää käytännön vinkkejä ajanhallintaan Työterveyslaitoksen Fokus kateissa, aika palasina? -oppaassa: www.ttl.fi/fokus-kateissa-aika-palasina­

Otava julkaisee elokuussa Anna Perhon kirjan Antisäätäjä –­ fiksun ajankäyttäjän opas

Asiaa keskeytyksistä Työterveyslaitoksen julkaisussa Ratkaisuehdotuksia keskeytyvään työhön: http://bit.ly/2lyE6Eh